Успешный руководитель может иметь три высших образования, в мгновение ока разгадывать кроссворды, но элементарно быть не в состоянии организовать свое рабочее время.

Результативный тайм-менеджмент – это половина успеха работы специалиста любого уровня, но особенно менеджера. Однако даже после тренингов по управлению временем, можно весь день носиться по офису, ездить на встречи, а вечером, составляя отчет, понять, что ничего толкового так и не сделано. В результате – вы выжаты как лимон, а КПД – 0.

Тайм-менеджмент планирование: зачем это нужно

Тайм-менеджмент рассчитан на то, чтобы понять, как все успеть с минимальными затратами энергии и максимальной эффективностью. Однако на одних знаниях далеко не уедешь, и результативный тайм-менеджмент зависит еще и от вашего умения правильно распределить силы и посмотреть на свой распорядок дня не с точки зрения сложившихся в обществе стереотипов, а трезвым взглядом.

Теория – одно, а практика – совершенно другое, и способность воплощать теоретические знания на деле – залог работающего тайм-менеджмента. Тайм-менеджмент дает рекомендации, как все успеть, но не факт, что в вашем случае они окажутся рабочими. Заставить их функционировать можно путем проб и ошибок в каждом индивидуальном случае.

Тайм-менеджмент – управление временем, которое достигается с помощью разных аспектов. Среди них: анализ затрат времени на те или иные цели, составление распорядка дня/недели/месяца, определение целей по степени важности, управление ресурсами и мн. др.

Как все успеть, используя тайм-менеджмент

1. Адекватность и трезвый взгляд.

   Для начала нужно адекватно оценить свои возможности и составлять план так, чтобы он был выполним. Надо правильно распределить время на выполнение каждой задачи. Например, если в ежедневнике запланирован ланч с клиентом, находящимся в 45 минутах езды на автомобиле, не нужно думать, что вы виртуозный гонщик и успеете доехать за полчаса, потому как это невозможно в принципе, а учитывая пробки на дорогах, это может занять еще больше времени. Итог – вы опоздаете на встречу, сделка сорвется, а вы прослывете непунктуальным человеком.

2. Вы – не Брюс Всемогущий.

   Нужно понимать, что успеть сделать все и объять необъятное вы не сможете – это утопия. Слишком много дел планировать нельзя, потому что человек всегда стремится к выполнению своего плана, и если результат не достигнут – его ждет разочарование. Список дел на день или месяц должен быть коротким и реалистичным.

3. Без самодеятельности.

   Список составляется для того, чтобы ему четко следовать, поэтому его нужно придерживаться и не вносить коррективы или заниматься другими делами. Есть план – есть действие. Не стремитесь выполнить что-то “быстренько”, так вы рискуете выбиться из строя.

4. Количество дел не равно качеству проделанной работы.

   Список не должен расписывать каждую минуту, вплоть до питья чая или посещения туалета, потому что у человека возникает иллюзия, что дел он запланировал много, весь день трудился, а в конце дня выясняется, что пользы от этой работы нет никакой.

5. Не гонитесь за современностью, цените удобство.

   Используйте для составления планов только ту систему, которая отнимает меньше времени и с которой работать максимально удобно. Если это блокнот с ручкой, то параллельно не нужно использовать никаких приложений в айфоне и делать записи в гугл-календаре. Кроме того, если заполнение занимает слишком много времени или вам не нравится навигация, лучше от этого варианта отказаться. Слишком сложная система – минус работе.

6. Слушайте себя, а не гуру тайм-менеджмента.

   Результативный тайм-менеджмент зависит только от вас. Если вы знаете, что максимальная работоспособность у вас в первой половине дня, планируйте решение самых сложных дел на это время. Если вы знаете, что после 22:00 ваша голова “не варит”, не нужно насиловать мозг написанием диссертации или сведением бухгалтерской отчетности, толку от такой работы не будет. Лучше проснуться утром пораньше и на свежую голову сделать все гораздо быстрее.

7. Ваш мозг – не микросхема.

   Не нужно засорять память ненужной информацией, даже если она кажется вам незначительной, и вы о ней не забудете. Если вы занятой человек, все записывайте в ежедневник.

8. Делегируйте все, что делегируется.

   Не надо замыкать на себе всю работу, особенно если у вас есть подчиненные. Лишняя суета еще никому не шла на пользу, а секретарю вполне по силам сделать распечатку документов или ксерокопии.

9. Исключите перфекционизм.

   Если ваши задачи условно можно разделить на очень важные и обычные, не нужно стремится во всем добиться совершенства. Выполняйте сначала важные и срочные дела, но не углубляйтесь в них настолько, чтобы не успеть сделать остальные.

10. Учитесь отдыхать.

    Тайм-менеджмент – управление временем, но не только рабочим. У человека есть личная жизнь, интересы, и он не обязан жить на работе, поэтому на свои хобби время также нужно находить. Используйте для этого каждую свободную минутку, и не важно, где она вас настигла, в пробке посреди дороги или во время перекура. Даже 5-минутный незапланированный перерыв способен значительно увеличить производительность после него. Если есть время на отдых – отдыхайте и не загружайте себя дополнительной работой, потому что отдых поможет восстановить силы и продлить работоспособность, а валящийся с ног работник неэффективен. Кстати, по статистике перекуры на 30% сокращают производительность труда, потому что вредят здоровью и отнимают у человека минимум 40 минуту рабочего времени в течение дня.

11. Помните о важности своих дел.

    Не беритесь за дела, не входящие в сферу ваших интересов. Не выполняйте за других их работу. Если вас просят помочь, делать это нужно не в ущерб себе, так как в противном случае именно вам придется задерживаться на работе, потому что вы не успели что-то сделать. Умение говорить “нет” пригодится в жизни не только девушкам!

12. Утро вечера мудренее.

    Неприятную работу делайте с утра, чтобы ощущение неминуемо надвигающегося негатива не портило вам рабочее настроение весь день. Как говорит Брайан Трейси, съешьте лягушку на завтрак. Так, вам не придется все время отгонять от себя мысль о том, что сделать неприятное все равно придется.

Помните, что можно прочитать десяток и инструкций и умных книжек на тему “тайм-менеджмент и планирование”, но нужно суметь правильно применять полученные знания. Если один пункт на практике использовать, а второй нет – эффекта вы не добьетесь. Однако если вы понимаете, что какой-то принцип тайм-менеджмента вам априори не подходит, тогда и не тратьте свое время на попытку его использования. Делайте только то, что приносит результат!