Эффективно ли вы управляете своим временем? Как начинается ваш рабочий день? Многие сначала не торопясь попивают кофеёк, затем включают компьютер и… БАХ! День закончился.

На что он был потрачен? Что удалось сделать? Какие проблемы и задачи решить? Обычно их число стремится к нулю (если только нет каких-то срочных дел, не терпящих отлагательств), потому что мы проводим часы, разбирая почту, бесконечно отписываемся в скайпе, ставим лайки ВКонтакте и ищем давно ушедших из нашей жизни людей в Одноклассниках.

Эффективность управления временем в такой трудовой день чрезвычайно низка. Вроде бы и работа есть, вроде бы и что-то делается, вроде бы и какие-то результаты… Но с таким подходом нельзя стать не то что успешным предпринимателем или руководителем, даже заслужить премию начальника!

Можно ли разорвать этот круг?

 Да, если научиться правильно, а главное – эффективно управлять своим временем. Так куда же уходит время? Придётся начать с избитой истины о том, что успешные люди успешны настолько, насколько серьёзно они относятся к планированию. Да-да, лист бумаги и ручка – это залог эффективного управления временем.

Вы не сможете ответить, куда утекают ваши рабочие часы, потому что вы и сами толком этого не знаете. А всё потому, что у вас нет плана. Работать без плана – это всё равно что закрывать глаза перед каждым крутым поворотом: “авось, проскочу”. Посудите сами: вы приступаете к какой-то работе, знаете конечную цель и в общих чертах представляете, как будете идти к ней.

Вы всё хорошенько взвешиваете в уме, что-то прикидываете и тут слышите весёлое уведомление, что вашему бывшему однокласснику, которого вы даже и не помните, понравилась ваша фотография. Вы тут же забываете, о чём только что думали и пускаетесь в занимательный сёрфинг по Интернету. Почему нет? У вас нет плана, которого нужно придерживаться. А все проблемы имеют свойство постепенно решаться сами собой.

В то же время доказано, что работа по подготовленному списку дел увеличивает эффективность и производительность примерно на 25% в первый же день использования такого списка! Придя на работу, вы не будете “скучать” или выдумывать себе псевдо-работу (которая будет отсрочивать то, чем действительно нужно занять), а сразу будете браться за дело. Ещё лучше поставить себе такую цель: не отвлекаться на возгласы скайпа и не проверять почту, пока не подойдёт время, специально отведённое для этого.

Согласитесь, что письма, которые требуют вашего незамедлительного сиюминутного внимания приходят довольно редко. Если в течение дня появляются какие-то новые цели и задачи, сразу же вносите их в список, учитывая их приоритет по отношению к другим делам, которые туда уже занесены.

Идеально, когда вы можете отложить новое задание назавтра, так как сегодняшний график эффективных трудовых часов не позволяет вам отвлекаться. Но это не главное. Даже если вам поступает дело срочной важности, прежде чем браться за него постарайтесь сначала завершить то, чем вы заняты сейчас. Это воспитает в вас организованность и последовательность, и отобьёт привычку вести сразу десяток дел с нулевыми показателями.

Лучше сделать одно дело, но хорошо, чем не решить двадцать восемь проблем. Задачи, которые вы решили, помечайте галочкой или вовсе вычёркивайте из списка. Это будет наглядным напоминанием для вас, что вы не просто так просиживаете штаны. Вы испытаете удовлетворённость от проделанной работы, потому что на результаты смотреть всегда приятно.

Эффективность скрыта в сроках

Это утверждение, что секрет эффективного управления временем в том, чтобы придерживаться сроков – одно из самых важных. Какой смысл в списке, который будет пополняться день ото дня, если проблемы так и будут оставаться нерешёнными?

Используйте принципы от долгосрочного к краткосрочному, от большего к меньшему, и устанавливайте для каждой задачи сроки, а затем придерживайтесь этих сроков.

Есть люди, которые планируют свою жизнь чуть ли не на годы вперёд. Они знают цену времени и расходуют его так, чтобы выжать максимальную эффективность. Перед ними не стоят вопросы: “чем заняться” или “как заняться”. Они лишь думают: как всё успеть? Кого привлечь на помощь? Кому перепоручить дело, чтобы сэкономить собственное время на более важные проблемы?

Дерево решений

Когда вы сталкиваетесь с масштабной проблемой, которая подразумевает неоднозначное решение, разбивайте её на мелкие подпроблемы (подзадачи).

Отличным помощником в этом является “дерево решений”, где ствол – это основная задача, а ветви – это небольшие проблемки, которые нужно решить для достижения общей цели. Дерево – это ещё и символичное понятие. Взгляните, как эффективно управляют временем деревья. Они непреклонно стремятся вверх, не взирая на снег, град и ураган. Будьте таким же сильным и целеустремлённым в своих делах. Но и не забывайте о гибкости. Стройте планы таким образом, чтобы иметь возможность подстраивать их под внешние изменяющиеся обстоятельства.