Управление временем на работе. Пошаговый алгоритм

Время нельзя «подогнать» под себя – это не в нашей власти. Но организовать эффективное управление временем вполне реально. Для этого научитесь грамотно планировать рабочий день и принимать верные решения.

Мы задумываемся о планировании рабочего времени, когда сроки горят, не сделанные дела висят мертвым грузом, а время на их выполнение стремительно заканчивается.

Почему мы не справляемся с делами в срок?

• ошибки в определении приоритетности дел;
• отсутствии чувства времени;
• неспособность передать часть своих функций коллегам;
• неумение применять инструменты для организации работы, например, оптимизировать рабочее пространство.

Определив причину, по которой вы не успеваете выполнить определенные действия, займитесь ее устранением. Это позволит сэкономить 1-2 часа в день.

Пошаговое руководство по планированию времени от специалиста

Про эффективное управление временем сказано и написано немало. Из всей этой массы информации стоит выделить методику планирования рабочего дня, разработанную Лотаром Зайвертом – немецким специалистом по тайм-менеджменту. Следуя ей, вы сможете составить четкий план действий на день, потратив на это всего десять минут.

Шаг 1. Составьте список задач

Начните планирование рабочего времени с составления списка задач. Укажите в нем важные дела не только на текущие сутки, но и на неделю или месяц вперед. Не забудьте обозначить периодически возникающие цели и «просроченные» задания, которые вы не выполнили накануне.

Шаг 2. Оцените длительность выполнения задач

Грамотный тайм-менеджмент – управление временем, подразумевающее составление реалистичного плана задач. Чтобы ваша самоорганизация была успешной, оцените примерные сроки поставленных перед собой целей. С точностью до секунды рабочий день не распланировать, но определить временные интервалы для выполнения запланированных заданий вполне реально.

Шаг 3. Зарезервируйте время

Эффективное управление рабочим временем возможно только в том случае, когда планирование охватывает не более 60% рабочего дня. Остальные 40% зарезервируйте для незапланированных изначально дел, которые могут возникнуть.

Если рабочие задачи занимают более 60% времени, вам потребуется:

1) отказаться от одного из дел или перенести его на другую дату;
2) уменьшить время на выполнение нескольких задач;
3) определиться с приоритетами и быстрее завершить второстепенные цели.

Шаг 4.Расставьте приоритеты и делегируйте задания

Вы не успеваете выполнить всю работу в заранее отведенные сроки? Не беда: управление рабочим временем не исключает, а даже поощряет делегирование заданий. Просто определите, кому из сотрудников лучше передать часть задач, и сможет ли он нести ответственность за их выполнение.

Шаг 5. Контролируйте результаты

На первых порах самоорганизация может оказаться для вас сложной, а значит, с частью задач вы не будете справляться. В этом случае переносите их на следующий день. Но не слишком увлекайтесь: поставленные перед собой цели стремитесь выполнять в сжатые сроки.