Невозможно провести успешные деловые переговоры, основательно не подготовившись к ним.

Если ответственно и серьёзно отнестись к организационной части, то вы не столкнётесь с таким моментом, когда вдруг теряете нить беседы и в волнении постукиваете костяшками пальцев по столу. Вы будете легко и уверенно аргументировать свои позиции, брать инициативу в собственные руки, контролировать обстановку и подведёте обсуждение к нужному вам результату.

Подготовка к предстоящей деловой встрече состоит из двух пунктов: организационного и содержательного.

Организационный момент подразумевает определение времени и места проведения деловых переговоров, назначении ответственного лица и общего количества человек от вашей компании.

Лучше всего переговоры проходят на нейтральной территории. Тогда оппоненты будут чувствовать себя в одинаковой степени комфортно. Если вы проводите переговоры на своей территории, это, конечно же, играет вам на руку, поскольку вы сможете в определённой степени диктовать свои правила. Но с другой стороны это может стеснить ваших собеседников.

Оптимальная длительность деловых переговоров – это полтора часа (максимум  – два), в противном случае участники начнут нервничать, кто-то из них может куда-то торопиться, другие откровенно заскучают. Переговоры желательно назначать в первой половине дня, когда все достаточно бодры и не успели вымотаться в рабочей суете.

Ответственный за проведение деловых переговоров

Кого назначать ответственным? Того, кто умеет держать внимание слушателей или того, кто лучше прочих разбирается в теме будущей встречи? Лучше, чтобы это был один человек: обладающий полнотой сведений и могущий работать с аудиторией. И совсем не обязательно, чтобы он занимал высокую должность. В конце концов, вы ведь будете обсуждать на встрече не “лычки” участников.

Вы можете также пригласить на переговоры специалистов и экспертов со стороны, которые вообще не являются сотрудниками вашей компании. Тогда встреча пройдёт в такой профессиональной атмосфере, и ваша сторона сможет подкрепить свои данные фактами и другими важными сведениями, которые, может быть, не известны вам.

Содержательная часть деловых переговоров

В чём кроется успех переговоров? Конечно, в их содержании! Поэтому самым важным моментом является подготовка собственно к переговорному процессу. Что вам нужно сделать?

• Проанализировать главную тему (проблему) встречи, то есть чётко сформулировать её и определить возможные пути решения.
• Определить свои задачи и цели.
• Определить задачи и цели оппонента. Когда вы будете иметь чёткое представление об интересах каждой стороны, вы сможете найти максимально удобный выход из сложившейся ситуации как для вас, так и для ваших оппонентов. Соберите о них как можно больше информации, чтобы быть в курсе действительного положения дел при переговорах.
• Сформировать возможные предложения и варианты. Составьте на бумаге список сравнения, указав цели, интересы и задачи каждой стороны. Вы увидите, что некоторые из них различны, другие – зависят друг от друга, а третьи и вовсе одинаковы. Имея на руках такой список вам будет гораздо легче сформировать предложения и варианты решения проблемы, приемлемые для обеих сторон.
• Оформить переговоры материально, то есть подготовить документы и наглядную презентацию.

Чем тщательнее вы подготовитесь к деловым переговорам, тем более предсказуемым будет их результат. Вы чаще будете достигать на встречах поставленных задач и определённых целей, а ваши оппоненты будут наслаждаться сотрудничеством с вами.