Рассказываем о подготовке и проведении делового совещания, которое приносит пользу, а не забирает время.

Во многих отечественных компаниях корпоративная культура только зарождается, а потому нередко возникают казусы и даже неприятные ситуации, когда определенные понятия подменяются.

Можно сколько угодно предъявлять требования к персоналу, но нужно понимать, что далеко не всегда совещания в таком формате будут приносить пользу. Как известно, эффективность компании зависит от эффективности каждого отдельного сотрудника. Вот почему проведение делового совещания не должно быть монологом со стороны руководства.

Читайте по теме О болезненных совещаниях, мешающих работе

Как правильно провести совещание на работе?

Совещание проводится с целью выявления проблемных мест в организационной структуре предприятия. Тут же на месте можно совместными усилиями и решить 90% проблем. Синергия означает, что все высказываются и пытаются найти наиболее простой путь решения существующей проблемы.

Второй важный пункт – понятность.

Сотрудники должны понимать то, что от них хочет руководство. Управленцы, в свою очередь, должны слушать и слышать то, что говорят их подчиненные. К минимуму сводится специфическая терминология.

Сплоченность.

На совещание собираются не ради пустых разговоров, а чтобы совместными усилиями выявить эффективное решение. Хорошее совещание напоминает тренинг по командообразованию. Только в роли ведущего не тренер сторонней компании, а свой человек.

Подготовка и проведение делового совещания

Все виды совещаний можно условно разделить на несколько групп:

• информационное совещание в компании.

  Руководство собирает определенные данные, которые нужны для улучшения работы компании. Например, проводится опрос с целью выяснения наиболее приемлемого рабочего графика для сотрудников. Если сотрудникам удобно и комфортно трудиться, то они реже будут болеть и ходить с плохим настроением. “Показатель счастья” сотрудников может серьезно сказываться на эффективности всей компании, ведь многие сервисные фирмы работают с огромными потоками клиентов и важно, чтобы персонал был приветлив.

• Учебное совещание.

  Это своего рода тренинг, который позволяет сотрудникам повысить свой образовательный уровень.

• Разъяснительное совещание.

  Когда руководство принимает какое-либо решение, важно полноценно донести его важность до сотрудников компании.

• Проблемное совещание.

  Правила проведения совещаний такого рода могут отличаться. Например, руководство собирает не всех сотрудников, а определенную группу людей, которая ответственна за участок работы, где возникли недоразумения.

План проведения совещания

Очень важно придерживаться плана. Без него группе людей очень сложно прийти к решению. Как правило совещание не длится больше 2-х часов. В некоторых международных компаниях отводится не более 1 часа на совещание и решение вопроса. На деле все зависит от масштаба проблемы. Иногда приходиться сидеть в комнате для переговоров целый день. Например, если решение вопроса зависит не от вас или ваших сотрудников, а от сторонних компаний, государственных органов.

Совещание на работе должно начинаться в назначенное время. Лучше всего, если люди заранее знают то, о чем пойдет речь. В этом случае можно будет послушать отчеты ответственных лиц. Руководителю выделяется функция модератора и куратора. Важно, чтобы обсуждение шло в запланированном русле, а сотрудники не боялись высказываться по определенным вопросам.

Примерный план совещания на работе:

1. Повестка дня. Краткое объяснение того, зачем все собрались.
2. Конкретная постановка задачи сотрудникам.
3. Озвучивание правил проведения совещания. Например, вы уточняете, что нельзя перебивать друг друга.
4. Краткий план проведения совещания. Люди должны понимать, сколько у них времени и на какой период они собираются. Совещание не должно тормозить работу всего предприятия.
5. Цель и решение, к которому все должны прийти. Решение может быть промежуточным. В то же время на данный момент оно должно решать поставленные задачи. Не имеет смысла собираться на совещания каждый день, если общие собрания ничего не дают.

Как часто нужно проводить деловые совещания?

В каждой компании руководство решает это по своему усмотрению. Конечно же, совещания не нужно проводить каждый день. В то же время многие компании по утрам планируют небольшие пятиминутные планерки, которые также можно назвать совещаниями. Если компания работает с огромным потоком заказов и клиентов, то непредвиденные ситуации могут возникать каждый день. Чтобы ситуация не стала критичной и не вышла из-под контроля, сотрудников собирают ежедневно и выясняют текущее положение дел.

Какие сотрудники должны присутствовать на совещаниях?

Все зависит от того, какой тип совещания стоит на повестке дня. Например, торговой компании могут потребоваться ежедневные учебные совещания для новых продавцов. В такого рода собраниях принимают участие не все, а только консультанты, торговые представители и супервайзеры, мерчендайзеры.

Правила проведения совещаний. Несколько советов по организации процесса

Если компания совсем маленькая, то организацией и оповещением сотрудников могут заниматься владельцы бизнеса, но в средних компаниях обычно это обязанность секретаря, помощника руководителя или ответственного за определенное направление человека.

Для эффективной работы на совещаниях ответственное лицо должно:

• организовать презентацию,
• подготовить раздаточные материалы,
• проконтролировать то, чтобы все помнили про проведение совещания.

Также очень важно заранее разослать напоминания людям. Не планируйте совещания посреди рабочего дня, когда сотрудники собрались на обед. Также не стоит переносить решение важных вопросов на вечер, особенно на вечер пятницы, когда все хотят поскорее справиться с текущими делами и уйти домой.

Подготовка и проведение делового совещания – важная часть работы. Но такие встречи призваны в первую очередь улучшить работу компании, а не забрать время, которое можно использовать с пользой. Помните об этом!